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Betriebsprüfung: Das sollten Minijob-Arbeitgeber wissen

Wenn Arbeitgeber Minijobber beschäftigen, melden sie diese bei der Minijob-Zentrale an und zahlen dahin auch die Beiträge. Welche Meldungen zu übermitteln und welche Abgaben zu zahlen sind, entscheiden die Arbeitgeber. Ob das korrekt erfolgt ist, wird von den Betriebsprüfdiensten der Deutschen Rentenversicherung kontrolliert. Was Arbeitgeber im Rahmen einer Betriebsprüfung erwartet, erklären wir in diesem Beitrag.

Betriebsprüfung mindestens alle 4 Jahre

Eine solche Prüfung wird mindestens alle 4 Jahre durchgeführt, manchmal wird auch in kürzeren Abständen geprüft. Dadurch soll die korrekte Beitragszahlung zu den einzelnen Sozialversicherungszweigen sichergestellt werden. Aber auch die Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz und die Insolvenzgeldumlage sind Bestandteil einer Betriebsprüfung. Der Prüfer kontrolliert zudem die notwendigen Angaben für die Berechnung der Unfallversicherungsbeiträge, die gesondert durch den zuständigen Unfallversicherungsträger erfolgt.

Meldungen der Sozialversicherung sind insbesondere wichtig für Arbeitnehmer, um Leistungen der einzelnen Sozialversicherungszweige beanspruchen zu können. Daher kontrolliert der Betriebsprüfer auch, ob der Arbeitgeber seinen Meldepflichten ordnungsgemäß nachgekommen ist.

Aufgrund besonderer Anlässe kann manchmal auch eine unverzügliche (ad hoc) Prüfung in Unternehmen erfolgen. Gründe dafür können z.B. die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens oder eine nicht saisonbedingte Betriebsschließung sein.

Eine Betriebsprüfung ist sehr umfangreich. In kleineren Unternehmen dauert sie meist ein bis zwei Tage, bei größeren Betrieben kann die Prüfung auch mal über mehrere Wochen gehen.

Beginn der Betriebsprüfung wird angekündigt

Natürlich steht der Betriebsprüfer in der Regel nicht überraschend vor der Tür. Meist nimmt er vor einer Prüfung telefonischen Kontakt mit dem Unternehmen auf, um einen Prüftermin abzustimmen. Danach erfolgt eine schriftliche Prüfankündigung, in der angegeben wird, welche Unterlagen der Betriebsprüfer für die Prüfung benötigt. Oft findet die Prüfung direkt im Unternehmen oder beim Steuerberater statt.

Arbeitgeber haben im Rahmen des Verfahrens der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung bereits die Möglichkeit, die notwendigen Arbeitgeberdaten elektronisch zur Verfügung zu stellen. Ab 2023 ist dieses Verfahren für die Entgeltdaten sogar verpflichtend. Dafür haben die Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2022 ihre Lohnunterlagen digital zu führen. Arbeitgeber können sich allerdings für eine Übergangszeit bis zum 31. Dezember 2026 sowohl von der Führung der elektronischen Unterlagen als auch von der elektronischen Übermittlung entsprechender Daten befreien lassen. Dazu stellen sie einfach einen formlosen Antrag bei dem zuständigen Rentenversicherungsträger.

Wichtige Unterlagen für die Betriebsprüfung eines Minijob-Arbeitgebers

Minijob-Arbeitgeber oder deren Steuerberater sollten insbesondere folgende relevante Unterlagen für den Betriebsprüfer bereithalten:

  • Personalfragebögen
  • Lohn- und Gehaltsunterlagen
  • Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
  • eventuelle lohnsteuerliche Unterlagen (z. B. ELSTAM)
  • Beitragsabrechnungen
  • Beitragsnachweise
  • Nachweise über den Schüler- oder Studentenstatus, Rentenbescheide und ähnliche Unterlagen
  • Nachweise über den Krankenversicherungsschutz der kurzfristig Beschäftigten
  • Berichte über die Lohnsteuer-Außenprüfung
  • Sonstige Unterlagen, die Aufschluss über das Arbeitsentgelt und eventuelle Sonderzuwendungen geben (z. B.  Arbeitsvertrag)

Wer führt die Betriebsprüfung durch?

Welcher Rentenversicherungsträger für einen Arbeitgeber zuständig ist, wird anhand der Betriebsnummer festgelegt. Die Zuständigkeit regelt sich nach der letzten Ziffer der Betriebsnummer. Dabei prüft die Deutsche Rentenversicherung Bund Unternehmen mit der Endziffer 0 bis 4 und die Regionalträger die Unternehmen Endziffer 5 bis 9 in der Betriebsnummer.

Bei der Deutsche Rentenversicherung finden Sie eine Übersicht der zuständigen Prüfbüros und der Kontaktmöglichkeiten.

Schlussbesprechung der Betriebsprüfung

Am Ende der Prüfung führt der Betriebsprüfer mit dem Arbeitgeber oder dessen Steuerberater eine sogenannte Schlussbesprechung durch. Dabei weist der Betriebsprüfer auf die relevanten Sachverhalte der laufenden Prüfung hin. Arbeitgeber und Steuerberater haben die Möglichkeit, sich direkt in der Schlussbesprechung oder auch danach schriftlich zur Prüfung zu äußern. Der Arbeitgeber erhält innerhalb von 2 Monaten eine schriftliche Mitteilung über die Prüfergebnisse.

Außerdem wird die zuständige Einzugsstelle, was bei Minijobs die Minijob-Zentrale ist, und der  zuständige Unfallversicherungsträger über  die für sie relevanten Prüfergebnisse informiert.

Ergebnis der Betriebsprüfung

Werden vom Betriebsprüfer Beitragsnachforderungen festgestellt, hat der Arbeitgeber die fehlenden Beiträge (und Umlagen) nachzuzahlen.

Sollte der Arbeitgeber zu viele Beiträge gezahlt haben, wird dies ebenfalls durch die Betriebsprüfung aufgezeigt.

Hinweis:

Ergeben sich bei Minijob-Arbeitgebern zu viel oder zu wenig gezahlte Beiträge zur Rentenversicherung, hat dies auch Auswirkungen auf die Höhe der zweiprozentigen einheitlichen Pauschsteuer. Diese Steuer wird von der Minijob-Zentrale eingezogen. Sie prüft in diesen Fällen die Höhe der einheitlichen Pauschsteuer selbständig und nimmt Kontakt zum Arbeitgeber auf.

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Frank Wolf
FW
Frank Wolf

Ich habe einen Minijobber beschäftigt. Der bürokratische Aufwand inkl. auch diese Betriebsprüfung ist abartig. Ich werde den Minijobber kündigen.

Sandra Kißling
SK
Sandra Kißling

Wie verhält es sich mit Anwesenheitslisten/Stundenzettel im Rahmen einer Betriebsprüfung? Diese stehen nicht bei den wichtigen Unterlagen. Im Internet steht, dass diese nicht mehr unterschrieben werden müssen und nur zwei Jahre aufbewahrt werden müssen. Ist das korrekt, reich das für eine Prüfung aus? Was ist zu beachten?

SBE
SB
SBE

„die euBP ist ab dem 1. Januar 2023 grundsätzlich verpflichtend“. Wir haben den Antrag auf Befreiung gestellt, jedoch würde die Antwort sehr lang dauern. Gibt es die Ausnahmeregel, wie bei uns keine Gewinn orientierte Unternehmer mit der Minijobbern max. 3 MA? Das monatliche Nutzungsgebühr der Entgeltabrechnungssoftware ist nicht billig und die manuelle Abrechnung und die Meldungen über sv.net sind nicht großer Aufwand. Wir haben die BP in 2023 auf Papier an Deutsche Rentenversicherung Bund gesendet, da keine Möglichkeit der PDF Datei angeboten war. Was bedeutet die Pflicht euBP für die kleine Unternehmer? Geht es um elektronische Lohnkonten?

Margret Jarzembows...
MJ
Margret Jarzembows...

Welche Voraussetzungen müssen für die elektronische Übermittlung der Daten für die betriebsprüfung geschaffen werden? Wir arbeiten mit dem financial office plus von Haufe.

Angela Tessmann
AT
Angela Tessmann

der Arbeitgeber hat durch Urlaub des Minijobbers nur teilweise das Gehalt gezahlt aber die 300 Euro Energie an den Minijobber ausgezahlt, Der Arbeitgeber hätte hier das volle Minijob Gehalt zahlen müssen. Da frage ich micht, wurde hier geschummelt und ein Teil der Pauschale mit Gehalt verrechnet und somit einbehalten? ist Dies rechtens?

Rudolf Gardill
RG
Rudolf Gardill

Laut einer E-Mail des Betriebsprüfdienstes vom April 2022 gilt: „ab dem Jahr 2023 wird die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP), soweit es Entgeltabrechnungsdaten betrifft, ein verpflichtendes Verfahren.“ und „Eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe nach § 95a SGB IV wie sv.net wird von den
Sozialversicherungsträgern den Arbeitgebern und Selbständigen zum elektronischen Datenaustausch für Meldungen, Beitragsnachweise, Bescheinigungen und Anträge nach den sozialgesetzlichen Vorschriften zur Verfügung gestellt. Eine Ausfüllhilfe stellt kein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm dar und bietet somit – nach dem jetzigen technischen Stand – keine Möglichkeit Daten für eine euBP bereitzustellen.
Hier ist die weitere Rechtsentwicklung abzuwarten. Informationen können Sie unter anderem auf der Internetseite http://www.itsg.de erhalten.“. sowie „Es wurde den Arbeitgebern für Abrechnungszeiträume bis 31. Dezember 2026 die Möglichkeit eröffnet, auf Antrag auf eine euBP zu verzichten“. Als Arbeitgeber (privater Vermieter), der nur eine Arbeitskreift (im Minijob) beschäftigt, könnte das zu einem Problem werden. Gibt es eine einfache Lösung?

Kurt Pötschke
KP
Kurt Pötschke

Wenn ich als Arbeitgeber einmalig an die Minijobzentrale abzuführen habe, weil meine Angestellte normalerweise normal verdient und ich die SV-Beiträge an ihre Krankenversicherung abführe, brauch ich auf dieser Seite die Information über die Bankverbindung. Aber – Fehlanzeige! Mit dem abgegebenen Beitragsnachweis ist es wohl nicht getan.

Siegfried hallgart...
SH
Siegfried hallgart...

was passiert, wenn der Fehler bei der Minijobzentrale liegt, wenn diese den Arbeitgeber nicht richtig beraten hat.
Denn die Minijobzentrale hält es nicht für nötig angeforderte Unterlagen dem Arbetgeber zu senden.

MthS
MT
MthS

Vielen Dank für die umfassende Information für Personalbüros und AG.