Betriebsprüfung: Das sollten Minijob-Arbeitgeber wissen

Betriebsprüfung mindestens alle 4 Jahre

Eine solche Prüfung wird mindestens alle 4 Jahre durchgeführt, manchmal wird auch in kürzeren Abständen geprüft. Dadurch soll die korrekte Beitragszahlung zu den einzelnen Sozialversicherungszweigen sichergestellt werden. Aber auch die Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz und die Insolvenzgeldumlage sind Bestandteil einer Betriebsprüfung. Der Prüfer kontrolliert zudem die notwendigen Angaben für die Berechnung der Unfallversicherungsbeiträge, die gesondert durch den zuständigen Unfallversicherungsträger erfolgt.

Meldungen der Sozialversicherung sind insbesondere wichtig für Arbeitnehmer, um Leistungen der einzelnen Sozialversicherungszweige beanspruchen zu können. Daher kontrolliert der Betriebsprüfer auch, ob der Arbeitgeber seinen Meldepflichten ordnungsgemäß nachgekommen ist.

Aufgrund besonderer Anlässe kann manchmal auch eine unverzügliche (ad hoc) Prüfung in Unternehmen erfolgen. Gründe dafür können z.B. die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens oder eine nicht saisonbedingte Betriebsschließung sein.

Eine Betriebsprüfung ist sehr umfangreich. In kleineren Unternehmen dauert sie meist ein bis zwei Tage, bei größeren Betrieben kann die Prüfung auch mal über mehrere Wochen gehen.

Beginn der Betriebsprüfung wird angekündigt

Natürlich steht der Betriebsprüfer in der Regel nicht überraschend vor der Tür. Meist nimmt er vor einer Prüfung telefonischen Kontakt mit dem Unternehmen auf, um einen Prüftermin abzustimmen. Danach erfolgt eine schriftliche Prüfankündigung, in der angegeben wird, welche Unterlagen der Betriebsprüfer für die Prüfung benötigt. Oft findet die Prüfung direkt im Unternehmen oder beim Steuerberater statt.

Arbeitgeber haben im Rahmen des Verfahrens der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung bereits die Möglichkeit, die notwendigen Arbeitgeberdaten elektronisch zur Verfügung zu stellen. Ab 2023 ist dieses Verfahren für die Entgeltdaten sogar verpflichtend. Dafür haben die Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2022 ihre Lohnunterlagen digital zu führen. Arbeitgeber können sich allerdings für eine Übergangszeit bis zum 31. Dezember 2026 sowohl von der Führung der elektronischen Unterlagen als auch von der elektronischen Übermittlung entsprechender Daten befreien lassen. Dazu stellen sie einfach einen formlosen Antrag bei dem zuständigen Rentenversicherungsträger.

Wichtige Unterlagen für die Betriebsprüfung eines Minijob-Arbeitgebers

Minijob-Arbeitgeber oder deren Steuerberater sollten insbesondere folgende relevante Unterlagen für den Betriebsprüfer bereithalten:

• Personalfragebögen
• Lohn- und Gehaltsunterlagen
• Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
• eventuelle lohnsteuerliche Unterlagen (z. B. ELSTAM)
• Beitragsabrechnungen
• Beitragsnachweise
• Nachweise über den Schüler- oder Studentenstatus, Rentenbescheide und ähnliche Unterlagen
• Nachweise über den Krankenversicherungsschutz der kurzfristig Beschäftigten
• Berichte über die Lohnsteuer-Außenprüfung
• Sonstige Unterlagen, die Aufschluss über das Arbeitsentgelt und eventuelle Sonderzuwendungen geben (z. B.  Arbeitsvertrag)

Wer führt die Betriebsprüfung durch?

Welcher Rentenversicherungsträger für einen Arbeitgeber zuständig ist, wird anhand der Betriebsnummer festgelegt. Die Zuständigkeit regelt sich nach der letzten Ziffer der Betriebsnummer. Dabei prüft die Deutsche Rentenversicherung Bund Unternehmen mit der Endziffer 0 bis 4 und die Regionalträger die Unternehmen Endziffer 5 bis 9 in der Betriebsnummer.

Bei der Deutsche Rentenversicherung finden Sie eine Übersicht der zuständigen Prüfbüros und der Kontaktmöglichkeiten.

Schlussbesprechung der Betriebsprüfung

Am Ende der Prüfung führt der Betriebsprüfer mit dem Arbeitgeber oder dessen Steuerberater eine sogenannte Schlussbesprechung durch. Dabei weist der Betriebsprüfer auf die relevanten Sachverhalte der laufenden Prüfung hin. Arbeitgeber und Steuerberater haben die Möglichkeit, sich direkt in der Schlussbesprechung oder auch danach schriftlich zur Prüfung zu äußern. Der Arbeitgeber erhält innerhalb von 2 Monaten eine schriftliche Mitteilung über die Prüfergebnisse.

Außerdem wird die zuständige Einzugsstelle, was bei Minijobs die Minijob-Zentrale ist, und der  zuständige Unfallversicherungsträger über  die für sie relevanten Prüfergebnisse informiert.

Ergebnis der Betriebsprüfung

Werden vom Betriebsprüfer Beitragsnachforderungen festgestellt, hat der Arbeitgeber die fehlenden Beiträge (und Umlagen) nachzuzahlen.

Sollte der Arbeitgeber zu viele Beiträge gezahlt haben, wird dies ebenfalls durch die Betriebsprüfung aufgezeigt.