Beurteilung für die Sozialversicherung: Was müssen Arbeitgeber wissen?

zuletzt aktualisiert am 2. Januar 2024

Warum ist eine sozialversicherungsrechtliche Beurteilung wichtig?

Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber müssen ihre Beschäftigten zur Sozialversicherung anmelden. Mit der sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung prüfen sie die Art der Beschäftigung. Damit entscheiden Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber auch, ob die Beschäftigung sozialversicherungspflichtig ist oder ob es sich um einen Minijob handelt.

Sozialversicherungspflichtig Beschäftigte melden Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber bei der gesetzlichen Krankenkasse und Minijobber bei der Minijob-Zentrale an.

Was wird für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung eines Minijobs benötigt?

Um eine Beurteilung vornehmen zu können, müssen der Arbeitgeberin oder dem Arbeitgeber verschiedene Informationen vorliegen. Teilweise erfragen sie diese bei ihren Beschäftigten, wie beispielsweise den Status oder Vorbeschäftigungen. Andere ergeben sich wiederum aus dem Arbeitsvertrag, wie der Umfang der Beschäftigung, die Höhe des Verdienstes oder die Dauer der Beschäftigung.

Welche Auskünfte müssen Beschäftigte geben?

Die persönlichen Angaben der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers spielen eine große Rolle für die Meldung zur Sozialversicherung und die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung. Hierzu zählen insbesondere:

• Sozialversicherungsnummer
• Steuer-ID
• Status (Rentner, Studenten, Schüler, Praktikanten u.a.)
• Angaben zur gesetzlichen Krankenversicherung
• Angaben zu weiteren Beschäftigungen
• Entscheidung über die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht

Beschäftigte sind gesetzlich zur Mitteilung der für die versicherungsrechtliche Beurteilung notwendigen Informationen verpflichtet. Ein Personalfragebogen hilft beim Abfragen und Dokumentieren der Angaben. Hierzu eignet sich die Checkliste der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände. Ein Personalfragebogen ersetzt nicht den Arbeitsvertrag.

Liegt ein Minijob vor?

Die Prüfung, ob eine geringfügige Beschäftigung – also ein Minijob – vorliegt, müssen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber vor Beschäftigungsbeginn vornehmen. Hier gibt es zwei Möglichkeiten: Den Minijob mit Verdienstgrenze und den kurzfristigen Minijob. Um zwischen beiden zu entscheiden, sind bestimmte Kriterien zu beachten. Sowohl der Verdienst als auch die geplante Dauer der Beschäftigung sind bei der versicherungsrechtlichen Beurteilung maßgebend. Beides ist im Arbeitsvertrag geregelt.

Der kurzfristige Minijob

Kurzfristige Minijobs sind von vornherein befristet. Beschränkt sich die Beschäftigungsdauer auf maximal 3 Monate oder 70 Arbeitsstage im Kalenderjahr, liegt grundsätzlich eine kurzfristige Beschäftigung vor.

Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber prüfen vorausschauend vor Beschäftigungsbeginn die Einhaltung der Zeitgrenzen. Haben Minijobberinnen und Minijobber im gleichen Kalenderjahr bereits in anderen kurzfristigen Beschäftigungen gearbeitet, müssen diese Zeiten berücksichtigt werden. Die Zeitgrenzen dürfen in Summe nicht überschritten werden. Die Höhe des Verdienstes spielt bei einer kurzfristigen Beschäftigung keine Rolle.

Kurzfristige Minijobs dürfen jedoch nicht zur Sicherung des Lebensunterhalts der Minijobberinnen und Minijobber dienen. Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber prüfen daher bei einem monatlichen Verdienst von mehr als 538 Euro die Berufsmäßigkeit. Was im Rahmen dieser Prüfung zu beachten ist, erläutern wir in unserem Beitrag „Kurzfristige Minijobs – Berufsmäßig oder nicht?“.

Berufsmäßig ausgeübte Beschäftigungen sind keine Minijobs. Sie werden nicht bei der Minijob-Zentrale, sondern sozialversicherungspflichtig an die zuständige gesetzliche Krankenkasse gemeldet.

Der Minijob mit Verdienstgrenze

Ein Minijob mit Verdienstgrenze liegt vor, wenn der Verdienst durchschnittlich im Monat nicht mehr als 538 Euro beträgt. Im Jahr sind das 6.456 Euro. Für diese Beurteilung sind alle mit hinreichender Sicherheit zu erwartenden Einnahmen aus der Beschäftigung zu berücksichtigen, also neben dem laufenden monatlichen Verdienst auch Einmalzahlungen wie beispielsweise Weihnachtsgeld.

Wann genau ein Minijob vorliegt, welche Einkünfte hinzuzurechnen sind und wie schwankendes Entgelt zu berücksichtigen ist, erfahren Sie auf unserer Homepage.

Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber melden Minijobs mit Verdienstgrenze bei der Minijob-Zentrale an.

Mehrere Beschäftigungen

Üben Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer weitere Beschäftigungen bei anderen Arbeitgebern aus, ist zu prüfen, ob ein Minijob ausgeübt werden kann. Dabei gelten folgende Grundregeln:

• Mehrere Minijobs mit Verdienstgrenze sind zusammenzurechnen und bei einem durchschnittlichen Gesamtverdienst von mehr als 538 Euro im Monat sozialversicherungspflichtig bei der Krankenkasse zu melden.
• Neben einer versicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung ist nur ein Minijob mit Verdienstgrenze möglich, der bei der Minijob-Zentrale gemeldet wird. Jeder weitere Minijob ist – mit Ausnahme der Arbeitslosenversicherung – versicherungspflichtig bei der Krankenkasse zu melden.
• Ein Minijob mit Verdienstgrenze und eine kurzfristige Beschäftigung sind nicht zusammenzurechnen und können nebeneinander ausgeübt werden.
• Mehrere kurzfristige Beschäftigungen im Kalenderjahr sind zusammenzurechnen. Werden bei Aufnahme der letzten befristeten Beschäftigung im laufenden Kalenderjahr die Zeitgrenzen von 3 Monate oder 70 Arbeitstagen insgesamt überschritten, darf diese Beschäftigung nicht kurzfristig bei der Minijob-Zentrale gemeldet werden.

Erneute Beurteilung bei Veränderungen in den Verhältnissen

Für alle laufenden Beschäftigungen gilt: Treten Änderungen in den Verhältnissen ein, müssen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber grundsätzlich eine neue sozialversicherungsrechtliche Beurteilung vornehmen.

Erhöht sich beispielweise der monatliche Verdienst in einem Minijob und wird dadurch die Verdienstgrenze überschritten, liegt kein Minijob mehr vor. Die Beschäftigung ist dann bei der Minijob-Zentrale abzumelden und als sozialversicherungspflichtige Beschäftigung bei einer Krankenkasse anzumelden. Für die bereits vergangene Zeit bleibt es jedoch bei der zuvor getroffenen Beurteilung.

Umgekehrt ist es auch möglich, dass die Arbeitszeit und der Verdienst soweit reduziert werden, dass sich aus einer versicherungspflichtigen Beschäftigung ein Minijob mit Verdienstgrenze ergibt. Dann wäre die Beschäftigung bei der Krankenkasse abzumelden und der Minijob bei der Minijob-Zentrale anzumelden.

Sollten Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber im Laufe eines kurzfristigen Minijobs erkennen, dass die Zeitdauer von 3 Monaten oder 70 Arbeitstagen überschritten wird, liegt ab dem Zeitpunkt des Erkennens keine kurzfristige Beschäftigung mehr vor. Die Beschäftigung ist dann als kurzfristige Beschäftigung abzumelden und abhängig von der Höhe des Verdienstes entweder als Minijob mit Verdienstgrenze bei der Minijob-Zentrale oder als sozialversicherungspflichtige Beschäftigung bei der Krankenkasse zu melden.