Unser Service für Arbeitgeber: Der Personalfragebogen für Minijobs

Wozu dient der Personalfragebogen?

Es gibt unterschiedliche Arten von Beschäftigungen. Bereits vor Aufnahme einer Beschäftigung müssen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber prüfen, ob zum Beispiel ein Minijob oder eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung vorliegt. Bei einem Minijob ist nicht nur der Verdienst maßgebend. Wichtig sind unter anderem auch persönliche Daten und Angaben zu weiteren Beschäftigungen. Für kurzfristige Minijobs können Vorbeschäftigungszeiten entscheidend sein.

Wie eine sozialversicherungsrechtliche Beurteilung funktioniert, erklären wir in unserem Magazin-Beitrag „Beurteilung für die Sozialversicherung: Was müssen Arbeitgeber wissen?“.

Der Personalfragebogen ist hierbei eine Hilfe für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber. Damit können sie alle für die Beurteilung erforderlichen Angaben vor Beginn der Tätigkeit abfragen.

Was sollte im Personalfragebogen enthalten sein?

Folgende Informationen sind im Personalfragebogen üblicherweise enthalten:

• personenbezogene Daten (z. B. Name, Geburtsdatum, Anschrift, Bankverbindung, Rentenversicherungsnummer und Steuer-ID)
• Status der oder des Beschäftigten bei Beginn der Beschäftigung (z. B. Student)
• Angaben zur gesetzlichen Krankenversicherung
• Angaben zu weiteren Beschäftigungen
• Angaben zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht

Die Fragen im Personalfragebogen können variieren. Sie richten sich danach, welche Informationen für die Arbeitgeberin oder den Arbeitgeber relevant sind. Grundsätzlich dürfen im Personalfragebogen nur Fragen gestellt werden, die für die Arbeitgeberin oder den Arbeitgeber im Zusammenhang mit der Beschäftigung von Bedeutung sind.

Warum Angaben zu weiteren Beschäftigungen?

Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter können weitere Beschäftigungen bei anderen Arbeitgebern ausüben. Dann muss geprüft werden, ob die neue Beschäftigung ein Minijob ist. Dabei gelten folgende Grundregeln:

• Mehrere Minijobs mit Verdienstgrenze sind zusammenzurechnen. Bei einem durchschnittlichen Gesamtverdienst von mehr als 538 Euro im Monat sind diese sozialversicherungspflichtig an die gesetzliche Krankenkasse zu melden.
• Neben einer versicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung ist nur ein Minijob mit Verdienstgrenze möglich. Dieser wird bei der Minijob-Zentrale gemeldet. Jeder weitere Minijob ist – mit Ausnahme der Arbeitslosenversicherung – versicherungspflichtig an die gesetzliche Krankenkasse zu melden.
• Mehrere kurzfristige Beschäftigungszeiträume sind zu addieren. Dabei gilt: Eine Minijobberin oder ein Minijobber darf mit allen kurzfristigen Beschäftigungen in einem Kalenderjahr nicht länger als drei Monate oder 70 Arbeitstage beschäftigt sein.

Wann ist der Personalfragebogen auszufüllen?

Den Personalfragebogen füllen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer vor Beginn einer Beschäftigung aus. Arbeitgeberinnen oder Arbeitgeber prüfen, ob alle Angaben vollständig sind. Sie beurteilen anhand der Angaben, ob ein Minijob möglich ist.

Der Personalfragebogen ist nicht vergleichbar mit einem Arbeitsvertrag und ersetzt diesen nicht. Er dient ausschließlich der Beurteilung vor dem Beginn der Beschäftigung.

Gibt es eine Vorlage für den Personalfragebogen?

Eine Vorlage für den Personalfragebogen können Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber auf der Internetseite der Minijob-Zentrale herunterladen. Im Anhang des Personalfragebogens finden Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber auch den Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht.