Minijobs: So läuft die digitale Betriebsprüfung
Alle vier Jahre müssen Unternehmen mit einer Betriebsprüfung rechnen. Auch für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber von Minijobbern kann eine solche Prüfung anstehen. Bei einer Betriebsprüfung kontrolliert die Deutsche Rentenversicherung, ob Sozialabgaben korrekt gezahlt wurden. Seit einiger Zeit erfolgt die Kontrolle zunehmend digital – mit der sogenannten elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP). Doch was bedeutet das genau? Welche Daten werden übermittelt und wie läuft das Verfahren ab? Dieser Artikel erklärt die wichtigsten Punkte zur elektronischen Betriebsprüfung.
Die wichtigsten Eckpunkte zur Betriebsprüfung
- Regelmäßigkeit der Prüfungen: Die Rentenversicherungsträger prüfen alle vier Jahre die Einhaltung der Melde- und Beitragspflichten der Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber.
- Ziel der Prüfung: Mit der Prüfung soll die korrekte Zahlung von Beiträgen zur Sozialversicherung sichergestellt werden.
- Umfang der Prüfung: Geprüft werden insbesondere die Entgelt- und Beitragsabrechnungen, Meldungen und damit zusammenhängende relevante Unterlagen der letzten vier Jahre.
- Beurteilung von Beschäftigungsverhältnissen: Es wird unter anderem auch geprüft, ob die Regelungen für Minijobs eingehalten werden oder sozialversicherungspflichtige Beschäftigungen vorliegen.
Lange fanden Betriebsprüfungen fast ausschließlich vor Ort im Unternehmen statt. Dies erforderte eine aufwendige Vorbereitung. Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber mussten zahlreiche Unterlagen manuell zusammenstellen und in Papierform oder als Datei zur Verfügung stellen. Zudem musste während der Prüfung ein geeigneter Arbeitsplatz für die Prüferin oder den Prüfer bereitgestellt werden.
Weitere detaillierte Informationen finden Sie auch in unserem Magazin-Artikel „Betriebsprüfung: Das sollten Minijob-Arbeitgeber wissen“.
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Was bedeutet elektronisch unterstützte Betriebsprüfung?
Um den Prüfungsprozess effizienter zu gestalten, setzt die Deutsche Rentenversicherung auf digitale Lösungen. Bereits seit dem 1. Januar 2023 müssen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber erforderliche Daten aus der Entgeltabrechnung für die Betriebsprüfung elektronisch übermitteln. Die elektronische Übermittlung der Daten aus der Finanzbuchhaltung ist seit dem 1. Januar 2025 verpflichtend.
Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber können sich jedoch bis 31. Dezember 2026 von der elektronischen Übermittlung befreien lassen. Dazu reicht ein formloser Antrag beim zuständigen Rentenversicherungsträger aus.
Welche Voraussetzungen müssen Arbeitgeber erfüllen?
Damit Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber die elektronische Betriebsprüfung nutzen können, müssen sie folgende Voraussetzungen erfüllen:
- Nutzung eines systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramms, das die elektronische Datenübermittlung unterstützt.
- Seit 1. Januar 2022 müssen ergänzende Entgeltunterlagen in elektronischer Form geführt werden. Dazu gehören unter anderem:
- die Erklärung von Minijobberinnen und Minijobbern über weitere Beschäftigungen
- der Nachweis über die Art der Krankenversicherung von Minijobberinnen und Minijobbern
- die Erklärung von kurzfristig Beschäftigten über bereits zuvor ausgeübte Beschäftigungen im Kalenderjahr
- die Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit nach dem Mindestlohngesetz
- die Befreiungserklärung von der Rentenversicherungspflicht von Minijobberinnen und Minijobbern
Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber können diese Dokumente entweder als Bild oder als PDF-Dokument digitalisieren. Zusätzlich sind die Originalunterlagen bis zum bestandskräftigen Abschluss der Betriebsprüfung oder nach den für das Dokument geltenden weiteren gesetzlichen Vorschriften aufzubewahren.
Wie läuft die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung ab?
- Prüfankündigung: Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber erhalten zu Beginn des Verfahrens eine Prüfankündigung ihres zuständigen Rentenversicherungsträgers. Diese Ankündigung enthält den Termin, zu welchem die Datenlieferung für einen reibungslosen Prüfablauf spätestens erfolgen muss.
- Datenübermittlung: Mittels eines systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramms übermitteln Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber die erforderlichen Daten an die Deutsche Rentenversicherung.
- Datenanalyse: Mithilfe einer speziellen Prüfsoftware analysiert und prüft die Deutsche Rentenversicherung die elektronisch übermittelten Daten. Kann die Prüfung vollständig auf Basis dieser Daten erfolgen, ist ein Vor-Ort-Besuch der Prüferin oder des Prüfers nicht mehr nötig.
- Statusmeldungen: Die Deutsche Rentenversicherung stellt im Verlauf der Betriebsprüfung Statusmeldungen zum Abruf bereit.
- Prüfungsergebnis: Nach Abschluss der Prüfung erhält die Arbeitgeberin oder der Arbeitgeber in der Regel die Ergebnisse per Post. Auf Wunsch und unter bestimmten Voraussetzungen kann das Ergebnis auch elektronisch zum Abruf bereitgestellt werden.
- Meldekorrekturen: Ebenfalls können die Grunddaten für erforderliche Meldekorrekturen elektronisch zur Verfügung gestellt werden. Die Korrektur der Meldung zur Sozialversicherung nimmt die Arbeitgeberin oder der Arbeitgeber daraufhin selbst vor.
- Datenlöschung: Sobald der Prüfbescheid rechtskräftig ist, werden die von Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern übermittelten Daten aus dem System der Deutschen Rentenversicherung automatisch gelöscht.
Der genaue Ablauf der elektronisch unterstützen Betriebsprüfung ist in den „Grundsätzen für die Übermittlung der Daten für die euBP der Deutschen Rentenversicherung“ festgelegt.
Ist das Verfahren sicher?
Die Sicherheit der Daten hat höchste Priorität. Die Übermittlung erfolgt deshalb über geschlossene und gesicherte Kommunikationswege. Die Daten werden in einem geschützten System der Deutschen Rentenversicherung gespeichert und sind so vor unbefugtem Zugriff sicher.
Die Deutsche Rentenversicherung informiert auf ihrer Internetseite ausführlich zum Thema elektronisch unterstützte Betriebsprüfung.
Fazit
Mit Einführung der elektronischen Betriebsprüfung (euBP) wird der Prüfungsprozess digitalisiert und damit deutlich effizienter gestaltet. Statt eines klassischen Vor-Ort-Besuchs werden die relevanten Daten der Minijob-Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber direkt an die Prüfer der Deutschen Rentenversicherung übermittelt. Dies spart Zeit und reduziert den Aufwand für beide Seiten. In vielen Fällen kann der Prüfbesuch im Unternehmen sogar entfallen.
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32 Kommentare
Die Sozialversicherungsträger sind gemäß §95a des Sozialgesetzbuches IV gesetzlich verpflichtet, eine Ausfüllhilfe zum elektronischen Austausch von Meldungen, Beitragsnachweisen, Bescheinigungen und Anträgen zur Verfügung zu stellen. Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) wird vom SV-Meldeportal noch nicht unterstützt. Wann wird das umgesetzt für Anwender, die eine nicht zertifizierte Software wie z.B. JLohn einsetzen.
Zuerst: ich kenne die Problematik und habe mich vor einiger Zeit bis Ende 2026 befreien lassen. Das löst natürlich meine Probleme nicht, da die Zeit gegen mich spielt.
Dieser Artikel hat mich aber nochmals daran erinnert, wie kaputt Deutschland ist.
Das ist genau mein Humor:
man entwickelt ein Nachfolgeprogramm für sv-net und nennt dieses SV-Meldeportal.
Dieses ist „total neu und gut“, so dass der Nutzer sogar zahlen muss (war früher nicht so).
Hinter dem Programm stehen, wenn ich das richtig verstanden habe, die Krankenkassen und Rentenversicherungsträger. Also ganz offiziell das alles und gedacht für tausende Nutzer, die eben keine firmenähnliche Struktur besitzen und daher kein Entgeltabrechnungsprogramm.
Bei all dem Aufwand wirklich dann der Fakt, dass eben genau dieses hoch gelobte Programm die Funktion der euBP NICHT überstützt?
Ich hoffe doch, dass diese Funktion nächstes Jahr eingeführt wird….ansonsten frage ich mich, warum das SV-Meldeportal entwickelt wurde, da es ja ansonsten faktisch ab dem 01.01.2027 unbrauchbar wird, da dann die Übergangsfrist abläuft.
Da muss man sich auch nicht mehr fragen, warum es Menschen gibt, die keinen Minijober anmelden, sondern lieber unter dem Radar laufen lassen – es ist so kompliziert!
Ich mache das alles seit 12 Jahren und die Vorschriften sind in den letzten Jahren immer schlimmer geworden. Schrecklich! Warum überhaupt eine Betriebsprüfung, man übermittelt jede Meldung, jedes Entgelt doch eh schon elektronisch…..
Wieso werden immer pauschale Regeln erstellt und nicht bestimmte Gruppen (unter 5 Beschäftigten, nur Minijobs etc.) ausgenommen? Große Firmen werden die euBP doch schon seit Jahren umsetzen, da sie es können!
Deutschland eben.
Dass der Aufwand für gewerbliche Arbeitgeber mit einer beschäftigen Person unverhältnismäßig ist, wurde schon oft genug gesagt. Ich frage mich, ob der Minijob-Manager dahingehend erweitert werden könnte – die Daten werden dort eh schon vorgehalten….
Samstag und Sonntag Zuschlag gibt’s die?Anonym bitte.
Zunächst finde ich es sehr begrüßenswert, dass die Betriebsprüfung auf dem digitalem Wege möglich ist. Dies erspart viel Papierverbrauch, Kopien, Porto … wenn die Unterlagen auf dem Postweg versendet werden würde.
Als Kleinunternehmer möchte ich gerne wissen, ob das unter folgendem genannten Link, das „Tool“ das Programm ist, welches runtergeladen werden kann, um die Betriebsprüfung digital durchführen zu können?
Hier der Link:
https://www.deutsche-rentenversicherung.de/DRV/DE/Experten/Arbeitgeber-und-Steuerberater/elektronisch-unterstuetzte-Betriebspruefung-euBP/euBP.html
findet sich ganz unten unter Punkt: Grundsätze für die Übermittlung der Daten für die euBP und nach der Anlage 5 eine Information:
„Mit dem nachfolgenden Tool haben insbesondere die Entwickler von Entgeltabrechnungsprogrammen die Möglichkeit, die erzeugten Arbeitgeberdaten entsprechend dieser vorab genannten Grundsätze auf Plausibilität zu überprüfen.“
euBP-Datentool (Stand: 06.12.2024)
Über eine zeitnahe Antwort wäre ich dankbar.
Viele Grüße und danke für Ihre Bemühungen.
Wie bekomme ich/ als Arbeitgeberin, das notwendige „systemgeprüfte Entgeltabrechnungsprogram“ und welchen Namen hat es genau???
Ein Buchhaltungs- oder Lohnabrechnungsprogramm für eine geringfügige Beschäftigung von monatlich 10 Stunden mit immer gleichem Entgeltbezug dürfte teurer bzw. aufwändiger sein als die Entgeltsumme. Außerdem ist grundsätzlich der Sinn einer Prüfung zu hinterfragen, wenn doch die DRV jährlich nicht nur alle Beitragsmeldungen erhält, sondern auch noch eine Einzugsermächtigung für die geschuldeten Beiträge hat . Was soll denn dann noch geprüft werden ? Wie war das noch gleich mit dem Bürokratieabbau ?
Ich habe in meinem Betrieb ausser meiner Ehefrau keine weiteren Arbeitnehmer und mache die notwendigen
Lohnrechnungen usw. (in der Regel im Januar für das gesamte Jahr) selber. Wozu muß ich jetzt dafür ein kostenpflichtiges Lohnabrechnungsprogramm mir anschaffen?
Ich kann für den einen Putzmann solch einen Aufwand mit einem Lohn von ca. 1.000 € im Jahr, solch ein Buchhaltungsund Lohnprogramm nicht nicht betreiben. Ich werde dem Putzmann kündigen müssen, Oder gibt es eine andere Lösung?.
wenn man nicht buchführungspflichtig ist, dann hat man auch kein Buchhaltungsprogramm, weder Finanz- noch Lohnbuchhaltung.
Was ist dann?