Minijob anmelden: Leitfaden für Arbeitgeber

1. Die Betriebsnummer beantragen

Was ist eine Betriebsnummer?

Die Betriebsnummer ist eine achtstellige Kennziffer. Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber benötigen sie, um Beschäftigte bei der Sozialversicherung zu melden. Ohne diese Nummer können sie keinen Minijob anmelden.

Wie bekommt man eine Betriebsnummer?

Die Betriebsnummer können Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber online beim Betriebsnummernservice der Bundesagentur für Arbeit beantragen.

Hinweis: Für den Antrag wird die Unternehmensnummer der Unfallversicherung benötigt. Falls diese noch nicht vorliegt, können Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber sie direkt im Antragsformular des Betriebsnummernservice unter „Betriebliche Angaben“ anfordern. Die Unternehmensnummer kann selbstverständlich auch vorab separat beantragt werden.

Kontaktmöglichkeiten:

• Online-Antrag auf Erteilung einer Betriebsnummer
• Kontaktdaten Unfallträger

2. Nicht vergessen: Die gesetzliche Unfallversicherung

Warum ist eine Unfallversicherung erforderlich?

Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber müssen ihre Beschäftigten beim zuständigen Unfallversicherungsträger versichern. Dieser schützt Minijobberinnen und Minijobber bei Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten.

Bis wann müssen Arbeitgeber die Anmeldung vornehmen?

Wer ein Unternehmen gründet, muss dieses grundsätzlich innerhalb einer Woche beim zuständigen Unfallversicherungsträger melden. In vielen Fällen geschieht das ganz automatisch: Wenn ein Gewerbe angemeldet wird, werden die erforderlichen Daten elektronisch an die gesetzliche Unfallversicherung weitergeleitet.

Wie erfolgt die Anmeldung eines Unternehmens?

Für die Anmeldung eines Unternehmens bei der Unfallversicherung sind unter anderem folgende Angaben erforderlich:

• die Art des Unternehmens und der ausgeübten Tätigkeiten
• der Tag der Unternehmenseröffnung
• die Anzahl der Beschäftigten (falls vorhanden)

Für die Anmeldung stellt die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) ein entsprechendes Online-Formular zur Verfügung und informiert auf ihrer Website: Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung.

Welcher Unfallversicherungsträger ist zuständig?

Welche Unfallversicherung zuständig ist, richtet sich nach der Branche des Unternehmens. Ein Wahlrecht besteht hier nicht. Erste Informationen zur Zuständigkeit erhalten Sie ebenfalls auf der Website der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung: Zuständigkeit

Auskunft im Einzelfall gibt die kostenlose Infoline der Gesetzlichen Unfallversicherung:

Telefon: 0800 6050404

3. Art der Beschäftigung prüfen: Der Personalfragebogen hilft

Was ist eine sozialversicherungsrechtliche Beurteilung?

Minijob oder sozialversicherungspflichte Beschäftigung? Vor der Anmeldung müssen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber die Art der Beschäftigung prüfen. Das ist die sogenannte sozialversicherungsrechtliche Beurteilung.

Nicht nur Verdienst und Beschäftigungszeitraum sind wichtig. Oft entscheiden auch frühere oder weitere Beschäftigungen darüber, ob ein Minijob vorliegt.

Was hilft bei der sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung der Beschäftigung?

Die Checkliste der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände ist eine einfache Hilfe bei der Beurteilung. Neben den persönlichen Angaben wie

• Name
• Anschrift
• Steueridentifikationsnummer oder
• Rentenversicherungsnummer,

unterstützt dieser Personalfragebogen zum Beispiel, bei der Beantwortung folgender Fragen:

• Welcher Status besteht zu Beginn der Beschäftigung? (z.B. Rentner)
• Bestehen weitere Beschäftigungsverhältnisse?
• Handelt es sich hierbei um Minijobs?

Wie eine sozialversicherungsrechtliche Beurteilung durchgeführt wird, erläutern wir in unserem Magazin-Artikel: Beurteilung für die Sozialversicherung: Was müssen Arbeitgeber wissen?

4. Meldung zur Sozialversicherung erstellen

Ist die Art der Beschäftigung geklärt, melden Arbeitgeberinnen oder Arbeitgeber diese bei der zuständigen Einzugsstelle an. Für Minijobs mit Verdienstgrenze sowie für kurzfristige Minijobs ist die Minijob-Zentrale zuständig.

Ablauf der Anmeldung eines Minijobs

Die Anmeldung erfolgt – wie alle anderen Meldungen zur Sozialversicherung auch – elektronisch. Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber nutzen zur Erstellung der Meldungen und Beitragsnachweise entweder

• ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm: Übersicht der zertifizierten Programme
  oder
• das SV-Meldeportal.

Die Anmeldung zur Sozialversicherung muss mit der nächsten Lohnabrechnung stattfinden, spätestens aber 6 Wochen nach Beginn der Beschäftigung. Unsere Website informiert Sie darüber hinaus zu weiteren Abgabegründen und Fristen für Ihre Meldungen.

Sofortmeldung – wann notwendig?

Bestimmte Branchen sind zu einer sogenannten Sofortmeldung verpflichtet. Diese wird zusätzlich zur Anmeldung zur Sozialversicherung erstellt und ersetzt diese nicht. Die Sofortmeldung müssen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung direkt an die Datenstelle der Deutschen Rentenversicherung übermitteln.

Gut zu wissen: Für die Meldungen zur Sozialversicherung benötigen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber die Sozialversicherungsnummer (Rentenversicherungsnummer) ihrer Minijobber. Die Nummer können Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber direkt über das genutzte Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal bei der Datenstelle der Rentenversicherung abrufen.

5. Beitragsnachweis übermitteln Zahlung leisten

Nach der Anmeldung einer Beschäftigung müssen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber der Minijob-Zentrale mitteilen, welche Beiträge sie zahlen.

Beitragsnachweis

Grundlage der Beitragszahlung ist auch im Minijob der Beitragsnachweis. Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber übermitteln mit dem Beitragsnachweis die Summe der Abgaben für alle Minijobber. Wie Sie die Höhe der Beiträge ermitteln, erklären wir Ihnen auf der Seite „So ermitteln Sie die Höhe Ihrer Beiträge im Minijob“.

Pro Kalendermonat ist genau ein Beitragsnachweis für alle Minijobberinnen und Minijobber insgesamt zu erstellen.

Dauer-Beitragsnachweis

Bleiben der Verdienst der Minijobberinnen und Minijobber und somit auch die Abgaben über einen längeren Zeitraum unverändert, können Arbeitgeber einen Dauer-Beitragsnachweis einreichen.

Dazu müssen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber den Beitragsnachweis als Dauer-Beitragsnachweis kennzeichnen. Damit gilt dieser dann nicht nur für den laufenden, sondern auch für die folgenden Abrechnungsmonate. Und zwar so lange, bis zum Beispiel wegen einer Änderung des Verdienstes ein neuer (Dauer-)Beitragsnachweis erforderlich ist.

Übermittlungs- und Fälligkeitstermine

Spätestens zu Beginn des fünftletzten Bankarbeitstages eines Monats, muss der Beitragsnachweis der zuständigen Einzugsstelle um 0:00 Uhr vorliegen. Die Beitragszahlung muss spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des jeweiligen Monats eingehen. Das gilt im Minijob genauso, wie in einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung.

Die Minijob-Zentrale hält eine übersichtliche Auflistung der Übermittlungs- und Fälligkeitstermine bereit.

Beitragszahlung

Arbeitgeberinnen oder Arbeitgeber im gewerblichen Bereich zahlen die Beiträge selbstständig. Die Minijob-Zentrale erstellt keine Rechnungen. Der Beitragsnachweis bildet die Zahlungsgrundlage.

Die Beiträge können entweder per Überweisung oder bequem per Lastschriftverfahren gezahlt werden. Um Zahlungstermine nicht zu verpassen und den Aufwand zu reduzieren, empfiehlt sich der direkte Lastschrifteinzug. So läuft alles automatisch und fristgerecht – ohne zusätzlichen Aufwand.

Alles rund um die Beitragszahlung finden Sie hier: Beitragszahlung: per Lastschrift oder Überweisung

Hilfreiche Tools

Digitale Tools erleichtern oft die Arbeit und sparen Zeit. Besonders bei der erstmaligen Beschäftigung von Minijobbern kann das hilfreich sein. Die wichtigsten Tools für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber von Minijobs im gewerblichen Bereich haben wir hier zusammengefasst:

• Minijob-Manager: Ihre Daten immer im Blick
• Minijob-Rechner: Beitragsberechnung leicht gemacht
• Videos zum SV-Meldeportal: Anleitungen zur Übermittlung von Beitragsnachweisen und Meldungen

Weitere Tools finden Sie in unserem Magazin-Artikel „Minijob leicht gemacht: Digitale Tools für Arbeitgeber“.