Welche Unterlagen muss ein Minijob-Arbeitgeber führen? (Nachgefragt #22)
Eine Aufgabe von Arbeitgebern ist es, in den Entgeltunterlagen wichtige Angaben über jede Beschäftigung zu dokumentieren. Simone aus Finsterwalde möchte einen gewerblichen Minijobber mit Verdienstgrenze einstellen. Sie will von Anfang an alles richtig machen und wissen, was sie als Arbeitgeberin dokumentieren muss, damit bei einer späteren Betriebsprüfung nichts beanstandet wird.
zuletzt aktualisiert am 4. Januar 2024
Beantwortet! von Maik aus dem Service-Center:
Hallo Simone,
Arbeitgeber von gewerblichen Minijobbern haben die gleichen Pflichten wie Arbeitgeber von sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmern. Auch sie müssen für ihren Minijobber die Entgeltunterlagen führen und pflegen. Gut dokumentierte Entgeltunterlagen sind besonders wichtig und können letztendlich auch vor Beitragsnachforderungen schützen.
Die Entgeltunterlagen enthalten Angaben über jede Beschäftigung. Zu den üblichen Unterlagen zählen insbesondere:
- die Niederschrift über die wesentlichen Arbeitsbedingungen nach dem Nachweisgesetz (oder ein schriftlicher Arbeitsvertrag)
- die Aufzeichnungen über das Arbeitsentgelt, seine Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung (oder Entgeltabrechnungen)
Darüber hinaus sind auch Angaben für die sozialversicherungsrechtliche Bewertung zu dokumentieren bzw. dazu Nachweise zu führen. Sie dienen insbesondere dem Betriebsprüfdienst der Rentenversicherung zur Überprüfung des Beschäftigungsverhältnisses. Zu den Entgeltunterlagen bei 538-Euro-Minijobs gehören konkret also auch:
- eine Erklärung des Minijobbers, ob er parallel weitere Beschäftigungen ausübt
- der Nachweis über die Ermittlung des regelmäßigen Arbeitsentgelts (=> mehr Infos auf dem Informationsportal für Arbeitgeber unter “Orientierung Neueinstellung”)
- die Stundenaufzeichnungen für den Mindestlohn
- der mit dem Eingangsdatum versehene Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
In Zusammenarbeit mit der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände (BDA) hat die Minijob-Zentrale einen Personalfragebogen für Minijobber entwickelt. Diese Checkliste erfüllt einen Großteil der Dokumentationspflichten. Den Personalfragebogen finden Sie hier.
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29 Kommentare
Warum soll ein geringfügig Beschäftigter (Minijobber), welcher noch zur Schule geht, eine Schulbescheinigung vorlegen? Für was wird diese benötigt?
Ich beschäftige mich zum ersten Mal für meinen Vater mit diesem Thema und wüßte gerne genau, wer, wofür wieviel Geld von seinem Konto per Lastschriftverfahren abziehen würde im Falle einer Minijoberin als Reinigungskraft für 3 Stunden wöchentlich?
Als Arbeitgeber für Minijobber muss wöchentlich die Stundenaufzeichnung geführt werden oder reicht es monatlich?
Bezieht sich Punkt 4 der Checkliste BDA auf die Listung weiterer GERINGFÜGIGER Beschäftigungen?
Dieser Menüpunkt ist irreführend formuliert. Besonders mit der anschließenden Frage nach der Summe der Bruttoarbeitsentgelte „wenn keine mehr als geringfügig entlohnte Hauptbeschäftigung vorliegt“…
Was ist hier auszufüllen, sofern eine sozialversicherungspflichtige Hauptbeschäftigung vorliegt?
Welche Unterlage soll ich als Arbeitgeber aufbewahren bzw. haben, wenn ich einen Minijob in privaten Haushalt eingestellt haben.
Hallo, muss die Checkliste nach einer bestimmten Zeit erneuert werden?
Mein AG sagte mir die Liste müsse alle 2 Jahre erneut ausgefüllt und unterschrieben werden und wenn der Minijobber 2 Monate lang nicht arbeitet muss die Liste auch erneut ausgefüllt und unterschrieben werden.
Guten Tag, ich beschäftige meine Ehefrau als Minijobberin im Rahmen eines versicherungspflichtigen abhängigen Beschäftigungsverhältnisses, festgestellt durch DRV Bund.
Man sagte mir, dass die Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit bei engen Familienangehörigen entfallen kann – ist das richtig oder müssen auch hier die geleisteten Stunden dokumentiert werden?
Was muss am Jahresende alles getan werden? Ich habe schon erfahren, das die Jahressummen (Entgelte) an die Unfallversicherung (BG) gemeldet werden müssen. Müssen noch weitere Meldungen erfolgen ? An die Krankenversicherung ? Rentenversicherung ? Minijobzentrale ? An das Finanzamt ?
[…] Angaben und Unterlagen ansonsten noch zu den Entgeltunterlagen gehören, können Sie in unserem Blog „Welche Unterlagen muss ein Minijob-Arbeitgeber führen? (Nachgefragt #22)“ […]
Hallo,
wie lange müssen die Fahrtenschreiber-Daten, welche übertragen werden in die monatl. Stundenaufzeichnungs-Dokumentationen und diese Stundenaufzeichnungen wiederum werden in AZ-Konten übertragen; aufbewahrt werden.
Wie lange muss jedes einzelne Dokument hiervon aufbewahrt werden?
[…] Weitere Tipps zum Führen der Entgeltunterlagen finden Arbeitgeber übrigens in unserem Blog-Artikel Welche Unterlagen muss ein Minijob-Arbeitgeber führen? (Nachgefragt #22). […]
[…] Weitere Tipps zum Führen der Entgeltunterlagen finden Arbeitgeber übrigens in unserem Blog „Welche Unterlagen muss ein Minijob-Arbeitgeber führen?“. […]
Quatsch! funktioniert bei mir auch nicht!
[…] https://blog.minijob-zentrale.de/2017/12/13/welche-unterlagen-muss-ein-minijob-arbeitgeber-fuehren-n… […]
Guten Morgen, ich wollte auch mehrere Male den Ausdruck starten – vergeblich!!!
Wäre schön, wenn man das Ganze auch ausdrucken könnte. Der Button funktioniert nicht.